Die Stiftung Berliner Philharmoniker sucht zum
1. Februar 2026 eine:n

Kaufmännische:n Sachbearbeiter:in (m/w/d/x)
im Bereich Gebäudemanagement

Wer wir sind:
Die Stiftung Berliner Philharmoniker trägt die Aktivitäten der Berliner Philharmoniker und der Philharmonie Berlin als landesunmittelbare rechtsfähige Stiftung des öffentlichen Rechts. Sie zeichnet sich pro Saison für etwa 600 Veranstaltungen verantwortlich. Die Berliner Philharmoniker bestreiten davon etwa
100 Konzerte, darüber hinaus gibt das Orchester pro Saison etwa 30 Konzerte im In- und Ausland. Die Stiftung Berliner Philharmoniker veranstaltet zusätzlich etwa 40 eigene Konzerte. Dazu gehören neben den Symphoniekonzerten programmatisch vielseitige Konzertreihen von Kammermusik, Lunchkonzerten über Kinder- und Familienkonzerte bis Jazz und World Musik. In den beiden Konzertsälen der Philharmonie
Berlin sind jährlich über eine Million Konzertbesucher*innen zu Gast.
Die Abteilung Gebäudemanagement ist für die Steuerung, Regelung und Überwachung von technischen Anlagen in der Philharmonie und im Kammermusiksaal verantwortlich. Aufgabe des Gebäudemanagements ist es, sämtliche bauliche Planungen, Instandsetzungen und Wartungen zu begleiten.
Die Abteilung Gebäudemanagement stellt in erster Linie sicher, dass der Spielbetrieb reibungslos und ohne technische Störungen abläuft.

Ihre Aufgaben:
➢ Organisation der allgemeinen Büroprozesse der
Abteilung in enger Abstimmung mit der Leitung
➢ Planung und Koordination interner und externer
Termine
➢ Einholung von Angeboten und Durchführung von
Ausschreibungen, Leistungsabgleich,
Unterstützung bei Vergabeprozessen
➢ Verwaltung von Miet- und Dienstleistungs-
verträgen sowie Überwachung von
Vertragsfristen,Verlängerungen und Kündigungen
➢ Koordination von Wartungs- und Instand-
haltungsmaßnahmen unter Berücksichtigung der
Abläufe des Spielbetriebs und der Raumbuchungen
➢ Ansprechperson für Lieferant:innen,
Dienstleister:innen sowie Beschäftigte;
Bearbeitung von Anliegen, Beschwerden und
Anfragen
➢ Koordination aller Reinigungsdienstleistungen
an allen Standorten
➢ Organisation interner Transporte, Umzüge und
Entsorgungen
➢ Koordination der Möbelbestellungen und der
Raumausstattung
➢ Bestellung von Desinfektions-, Reinigungs-, WC-
und Hygieneartikeln sowie von Verbrauchs-
materialien wie Druckerrollen, Schlüsselringen,
Bändern, Masken etc.
➢ Verwaltung der Schließanlagen und Parkkarten
➢ Vorbereitende Buchhaltung: Erstellung und
Prüfung von Rechnungen, Vorkontierung,
Erstellen von Aufträgen
➢ Organisation der Zutrittsregelung für
Dienstleister:innen inklusive Firmeneinweisung
und Unterweisung am Empfang
➢ Zusammenarbeit mit der Versicherungsabteilung
bei Mobiliar- und Inventarschäden
➢ Daten- und Dokumentenmanagement: Pflege von
Stammdaten und Aktenführung
➢ Erstellung und Strukturierung von Texten für
internen und externen Schriftverkehr
➢ Vertretung der Poststelle bei Abwesenheit
(z. B. Urlaub oder Krankheit)
➢ Mitarbeit bei Sonderprojekten (z. B. Tag der
offenen Tür)

Ihr Profil:
Formale Anforderungen:
➢ Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B.
als Kaufleute für Büromanagement, Einzel-
handelskaufleute, Industriekaufleute,
kaufmännische Assistenz (Betriebswirtschaft)
oder Fachwirt:in im Facility-Management
(infrastrukturell/kaufmännisch)
➢ Alternativ vergleichbare Qualifikation mit
relevanter Berufserfahrung im administrativen
oder infrastrukturellen Bereich

Sie bringen mit:
➢ Gute Fachkenntnisse im Bereich Einkauf und
Beschaffung sowie in der Betreuung von
Lieferant:innen
➢ Grundkenntnisse im Vertragsmanagement
➢ Gute Fachkenntnisse im Bereich Service- und
Objektmanagement
➢ Gute Fachkenntnisse im Bereich Büroorganisation
und -planung im technischen Umfeld
➢ Grundkenntnisse im Bereich vorbereitende
Buchhaltung
➢ Gute Microsoft 365 Kenntnisse (Excel, Word,
Outlook, Teams)
➢ Anwenderkenntnisse in EVIS von Vorteil
➢ Grundlegende Englischkenntnisse sind
wünschenswert
➢ Interesse an digitalen Tools und modernen
Arbeitsweisen

Außerdem freuen wir uns über:
➢ Sorgfältige, eigenverantwortliche und
termingetreue Arbeitsweise
➢ Konstruktiver und wertschätzender
Kommunikations- und Arbeitsstil
➢ Teamorientierung und Sozialkompetenz –
insbesondere im Schnittstellenmanagement
➢ Kontaktfreude und serviceorientiertes Handeln
➢ Bereitschaft, Aufgaben flexibel und praktisch
umzusetzen
➢ Diversitätskompetenz, migrations-
gesellschaftliche Kompetenz und Sozialkompetenz
oder die Bereitschaft, sich in diesen Bereichen
kontinuierlich weiter zu qualifizieren

Wir bieten:
➢ Eine attraktive Vergütung nach Haustarifvertrag
mit der Entgeltgruppe E 9a (in Anlehnung an
den TVöD-VKA)
➢ 30 Tage Urlaub im Jahr
➢ Flexible Arbeitszeiten nach Gleitzeitmodell
➢ Möglichkeit zum teilweisen mobilen Arbeiten
➢ Ein strukturiertes Onboarding und konstruktive
Feedbackgespräche
➢ Regelmäßige Stellenbezogene Fort-/ und Weiter-
bildungsmöglichkeiten
➢ Eine zusätzliche Altersversorgung des
öffentlichen Dienstes (VBL) und Bezuschussung
vermögenswirksamer Leistungen (VL)
➢ Arbeitgeberzuschuss zum ÖPNV-Ticket
➢ Fitness- und Gesundheitsangebote via Wellhub
➢ Konzertbesuche zu Mitarbeitenden-Konditionen
sowie Mitarbeitenden-Rabatte
➢ Mitarbeitenden-Events (Betriebsausflug,
Firmenlauf, Sommerfest)
➢ Einen ergonomischen Arbeitsplatz im Herzen
Berlins mit idealer Verkehrsanbindung
➢ Eine offene und kollegiale Arbeitskultur mit
hoher Eigenverantwortung und Gestaltungs-
freiräumen in einer Kulturinstitution von
Weltrang

Vielfalt macht uns stärker. Die Stiftung Berliner Philharmoniker fördert ein offenes und respektvolles Arbeitsumfeld, in dem sich alle Mitarbeitenden – unabhängig von Geschlecht, geschlechtlicher Identität, ethnischer und nationaler Herkunft, Alter, Religion oder Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung – willkommen und wertgeschätzt fühlen. Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen
Hintergründen sind ausdrücklich erwünscht.
Wir unterstützen das Engagement unserer Mitarbeitenden in den verschiedenen Personal- und
Interessenvertretungen (z. B. Personalrat, Frauenvertretung, AGG-Beschwerdestelle).
Gerne kommen wir mit Ihnen ins Gespräch darüber, wie wir noch vorhandene Barrieren gemeinsam abbauen können.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarisch abgefasstem Lebenslauf und relevanten
Arbeitszeugnissen – vorzugsweise als zusammenhängende PDF-Datei (max. 5 MB) – bis zum
09.11.2025 ausschließlich per E-Mail an das Gebäudemanagement:
bewerbung-gbm@berliner-philharmoniker.de
Die Bewerbungsgespräche sollen vom 17. bis 19.11.2025 stattfinden.
Ansprechpartner für Fragen zum Aufgabengebiet und zum Bewerbungsverfahren:
Giorgio Brunetti – Leitung Gebäudemanagement
Heiko Knispel – Leitung Haustechnik
Informationen zum Datenschutz für Bewerber*innen sind in unserer Datenschutzerklärung
(https://www.berliner-philharmoniker.de/datenschutz) zu finden.